DECRETO No. 1812

OSWALDO HURTADO LARREA
Presidente Constitucional de la República,

Considerando:

Que para la mejor aplicación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos es necesaria la expedición de normas reglamentarias; y,

En uso de la atribución que le concede el literal c) del Art. 78 de la Constitución,

Decreta:

REGLAMENTO DE LA LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

CAPÍTULO I: Del Sistema Nacional de Archivos

Art.1.- Finalidades.- El Sistema Nacional de Archivos tiene por finalidad:

a)    La buena conservación, incremento y administración del Patrimonio Documental del Estado;
b)    La organización y uso adecuado de los archivos que contengan documentos de importancia cultural; y
c)    El impulso a la investigación y desarrollo de la formación y capacitación archivística.

Art.2.- Órganos del Sistema.- La organización y función del Sistema Nacional de Archivos se desarrollará a través de:

a) El Consejo Nacional de Archivos,                                                                                                                                                                 
b) El Comité Ejecutivo de Archivos;
c)    La Inspectoría General de Archivos;
d)    El Archivo Nacional; y
e)    Los demás archivos públicos y privados.

CAPÍTULO II: Del Consejo Nacional de Archivos

Art. 3.- Integración.- El Consejo Nacional de Archivos estará integrado de acuerdo con lo dispuesto en el Art. 4 de la Ley respectiva.

Cada miembro del Consejo Nacional de Archivos tendrá un suplente nombrado por el organismo que representa.

Art. 4.- Atribuciones.- Son atribuciones y deberes del Consejo Nacional de Archivos, además de las establecidas en el Art. 5º. de la Ley:

a)    Expedir los reglamentos internos necesarios para su funcionamiento;
b)    Sesionar ordinariamente cada trimestre y extraordinariamente cuando lo convoque el Presidente por propia iniciativa o a pedido del Comité Ejecutivo, o de la mayoría de los miembros del Consejo Nacional; 
c)    Nombrar y remover a los funcionarios y empleados del Consejo, así como también al Inspector General de Archivos, al Director del Archivo Nacional y al Director del Archivo Intermedio;
d)    Coordinar el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y privadas dedicadas a la promoción cultural y a actividades similares del Sistema Nacional de Archivos;
e)    Promover la sistematización de la producción, administración y archivo de documentos, tanto en el sector privado como público;
f)    Aprobar los proyectos de asistencia técnica o asesoría con personas nacionales  o extranjeras, sobre asuntos relacionados a sus objetivos; y,
g)    Los demás señalados en la Ley y reglamentos.

CAPITULO III: Del Presidente del Consejo Nacional de Archivos

Art. 5°.- Atribuciones.- Son atribuciones y deberes del Presidente del Consejo Nacional de Archivos, además de los señalados en el Art. 6° de la Ley, los siguientes:

a)    Calificar las credenciales de los miembros del Consejo Nacional de Archivos o de sus suplentes para que este órgano se integre de acuerdo a la Ley;
b)    Suscribir en representación del Consejo Nacional de Archivos los convenios cuyos proyectos hayan sido aprobados por dicho órgano;
c)    Suscribir, conjuntamente con el Secretario-Abogado, los certificados de capacitación archivística; y,
d)    Los demás que determinen la Ley y Reglamentos.

CAPITULO IV: Del Secretario – Abogado

Art. 6°.- Duración.- El Secretario durará en su cargo 2 años y podrá ser reelecto.

Art.7°.- Atribuciones.- Además de las establecidas en el Art. 8 de la Ley, son obligaciones y deberes del Secretario-Abogado:

a)    Iniciar las acciones legales necesarias para proteger o recuperar el patrimonio documental del Estado, en colaboración con el Ministerio Público;
b)    Organizar un fichero informativo sobre legislación relacionada con el manejo, conservación y protección de archivos en el país; y,
c)    Los demás que la Ley y los reglamentos determinen.

CAPITULO V: Del Comité Ejecutivo

Art. 8°.- Atribuciones.- Son atribuciones y deberes del Comité Ejecutivo, además de los establecidos en el Art. 1° de la Ley:

a)    Elaborar las políticas que considere convenientes para lograr los fines del Sistema Nacional de Archivos, y someterlas a consideración del Consejo Nacional;
b)    Reglamentar los cursos de archivología, capacitación y perfeccionamiento del personal de archivos que ofrezcan las Universidades;
c)    Expedir los Reglamentos especiales del Archivo Intermedio y del Archivo Nacional, en base de los proyectos enviados por sus respectivos directores;
d)    Determinar los documentos del Archivo Nacional cuya consulta debe ser restringida;
e)    Absolver las consultas que le hagan los directores del Archivo Nacional y del Archivo Intermedio sobre el funcionamiento de sus respectivas dependencias; y,
f)    Las demás que establezcan la Ley y los reglamentos.

CAPITULO VI: De la Inspectoría General de Archivos

Art. 9°.- Del Inspector General.- Para ser designado Inspector General de Archivos se requiere demostrar tener capacidad técnica en organización y administración de archivos y al menos dos años de trabajo en esta área. Su período de funciones será de 3 años y podrá ser reelecto.

Art. 10.- Atribuciones.- Son atribuciones y deberes del Inspector General de Archivos, además de los establecidos en el Art. 12 de la Ley:

a)    Levantar y dirigir el inventario de los recursos documentales de los archivos públicos y privados y actualizarlos anualmente;
b)    Autorizar la adquisición del material que siendo parte del Patrimonio Documental del Estado esté en propiedad de particulares;
c)    Supervigilar y controlar el funcionamiento de archivos privados que contengan documentos de interés nacional;
d)    Informar periódicamente al Comité Ejecutivo sobre las labores de la Inspectoría y cumplir las decisiones que los órganos superiores resuelvan; y ,
e)    Los demás que le confieran la Ley y los reglamentos.

Art.11.- Subrogación.- En ausencia del Inspector General lo reemplazará un funcionario del Consejo Nacional de Archivos designado por el Presidente de ese órgano.

Art.12.- Personal.- La Inspectoría General de Archivos funcionará con un personal técnico idóneo designado por el Comité Ejecutivo.

CAPÍTULO VII: Del Archivo Nacional

Art. 13.- Funcionamiento.- El Archivo Nacional funcionará en Quito adscrito al Consejo Nacional de Archivos y mantendrá por lo menos delegaciones seccionales en Guayaquil y Cuenca.

Art. 14.- Políticas Generales y Presupuesto.- El Consejo Nacional de Archivos establecerá las políticas generales del funcionamiento y desarrollo del Archivo Nacional y aprobará su proforma presupuestaria.

Art. 15.- Director.- El Consejo Nacional designará y removerá al Director del Archivo Nacional que durará 3 años en su cargo pudiendo ser reelecto.

Art. 16.- Atribuciones.- El Director del Archivo Nacional tendrá las siguientes atribuciones:

a)    Dirigir y controlar el funcionamiento del Archivo Nacional y de sus seccionales;
b)    Velar por la conservación, incremento y organización de los recursos documentales que forman parte del Archivo Nacional y sus seccionales;
c)    Ejecutar las políticas y resoluciones acordadas por los órganos superiores del Sistema Nacional de Archivos;
d)    Elaborar el proyecto de Reglamento Especial del Archivo Nacional y sus seccionales;
e)    Informar semestralmente de las actividades del Archivo Nacional y sus seccionales al Comité Ejecutivo;
f)    Establecer relaciones con otros archivos y organismos técnicos con objetivos similares;
g)    Promover la edición de publicaciones especializadas sobre temas relacionados con los fines del Sistema Nacional de Archivos;
h)    Otorgar copias certificadas de los documentos que reposan en el Archivo Nacional; e,
i)    Las demás establecidas en la Ley y Reglamentos.

Art. 17.- Subrogación.- El Director del Archivo Nacional será reemplazado en su ausencia por el funcionario que establezca el Reglamento Especial del Archivo Nacional.

Art. 18.- Consulta Pública.- Los documentos que reposan en el Archivo Nacional y sus seccionales estarán disponibles a la consulta pública, salvo en los casos establecidos expresamente por la Ley y los reglamentos especiales.

CAPÍTULO VIII: De los Archivos Públicos y Privados

Art. 19.- Funcionamiento.- Los archivos públicos y privados, en sus diversas categorías, funcionarán de acuerdo a la Ley respectiva, sus reglamentos especiales y la supervisión del Inspector General de Archivos.

CAPÍTULO IX: Del Archivo Intermedio

Art. 20.- Funcionamiento.- El Archivo Intermedio funcionará de acuerdo a las disposiciones contenidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y el Reglamento Especial  expedido por el Comité Ejecutivo de Archivos.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA.- El Inspector Nacional de Archivo será nombrado una vez que se cuente con los fondos necesarios para su remuneración.

SEGUNDA.- El Archivo Intermedio se organizará cuando se cuente con los recursos necesarios para el efecto. Entre tanto, el Comité Ejecutivo dispondrá la preparación de un proyecto de organización del mismo, que incluya también el proyecto de Reglamento respectivo.

TERCERA.- Hasta que el país cuente con personal que cumpla con todos los requisitos establecidos en la Ley respectiva y este Reglamento, las designaciones alí mencionadas podrán recaer en personas con calificaciones suficientos, a juicio de las autoridades u organismos que tengan capacidad de nombrarlas.

Art. FINAL.- Derógase las disposiciones que se opongan al presente Reglamento, el que entrará en vigencia a partir de su publicación el en Registro Oficial y de su ejecución encárguese al señor Ministro de Educación y Cultura.

Dado en Quito, en el Palacio Nacional a los 14 días del mes de junio de mil novecientos ochenta y tres.

f.) Oswaldo Hurtado, Presidente Constitucional de la República.- f.) Dr. Claudio Malo González, Ministro de Educación y Cultura.

Es copia.- Lo certifico:
f.) Vladimir Serrano, Secretario General de la Administración Pública.