Ficha Técnica del CIDOC Nº 2

"Es una importante responsabilidad profesional asegurar que todos los objetos aceptados por el museo en forma temporal o permanente estén propia y totalmente documentados para suministrar la procedencia, identificación, condición y tratamiento." (Código de Deontología Profesional del ICOM, 1990, p. 31, inciso 6.2)

Las hojas informativas del CIDOC son elaboradas para difundir, en un formato simple, información sobre aspectos de la documentación del museo. Esta hoja se refiere a los métodos usados para etiquetar y marcar los objetos con su número de ingreso o de inventario. No siempre hay consenso sobre cómo aplicar el número al objeto. Sin embargo, hay algunas reglas generalmente aceptadas por la comunidad museística.

Reglas Generales

• Los números (por ejemplo, de inventario o de ingreso) son la conexión entre los objetos y los documentos relacionados con ellos. Deben por lo tanto estar físicamente agregados o aplicados a los objetos.
• Cuando un objeto pertenece o se convierte en parte de la colección, recibe un número de ingreso. Para aplicarlo se debe utilizar un método seguro, lo cual implica que el mismo debe ser inocuo para el objeto y que al mismo tiempo no pueda borrarse o quitarse accidentalmente.
• Si un número temporal (por ejemplo, un número de préstamo) debe asociarse a un objeto, utilizar etiquetas colgantes.
• La etiquetación y marcado de los objetos debe hacerse en manera consistente y por empleados entrenados. Debe permitirse el tiempo suficiente para examinar la pieza, para limpiar su superficie utilizando un método apropiado, y para aplicar el número.
• Cuando surjan dudas sobre el método correcto, se debe consultar a un restaurador. Debe anotarse que ningún método puede considerarse totalmente seguro y que algunos de los métodos y productos más frecuentemente usados no han sido comprobados sistemáticamente.
• El número debe aplicarse sin dañar el objeto. Al mismo tiempo, debe ser posible quitarlo fácilmente, aunque por razones de seguridad los museos prefieren utilizar una marca permanente.
• El número debe ser fácil de ubicar sin necesitar manipular innecesariamente al objeto y al mismo tiempo sin desfigurar cualquier aspecto del mismo en la exhibición o en fotografías.
• Aunque los diversos tipos de objetos tienen sus propios requerimientos para la numeración, se recomienda que la variedad de métodos y materiales usados sea mantenida al mínimo.
• Cuando un objeto esté elaborado con materiales diversos (por ejemplo, pinturas, vestuario, mobiliario), el número debe aplicarse en el lugar más seguro, dado el método usado.
• Cuando un objeto consiste en varios componentes susceptibles de ser desmantelados o separados, debe numerarse cada parte. Lo mismo se aplica a los fragmentos o a un objeto roto.
• Un museo debe establecer sus reglas de numeración (incluyendo directivas para los formatos numéricos) en un informe que estará disponible a todos los miembros relevantes del personal.

• quitar los números antiguos, puesto que dan información sobre la historia del objeto. Si esto no puede evitarse, deben incluirse en la documentación.

Posición:

• A ser posible, los números deben aplicarse en la misma posición sobre un tipo determinado de objeto, para evitar así la manipulación innecesaria. Los objetos frágiles o pesados no deben tener que levantarse para poder ver el número. Los objetos de gran tamaño necesitan numerarse en más de un sitio o deben tener etiquetas de papel temporales extras cuando no están en exhibición. Si cualquier pieza se guarda en una caja o envuelta, el número debe repetirse en el material de embalaje.
• El número debe colocarse en una posición en la cual no afecte indebidamente la apariencia del objeto. No debe, por ejemplo, tapar cualquier inscripción o marca característica del objeto.
• Las piezas pequeñas poseen problemas específicos. En algunas sólo puede aplicarse una parte distintiva del número. Cuando no es posible aplicar ningún número, éste debe colocarse en el envoltorio/contenedor del objeto, aunque ésta no es una solución enteramente conveniente.
• Para evitar remociones accidentales del número, no debe aplicarse a superficies físicamente inestables o en partes que estén expuestas al desgaste o la fricción.

• Numerar los objetos grandes, pesados o frágiles en la base.

• Al aplicar un número al objeto, los métodos y materiales usados no deben implicar un riesgo de daño permanente para el mismo.
• Aunque el número mismo a aplicarse habrá de durar un largo tiempo, el método para aplicarlo debe asegurar una reversibilidad a largo plazo. Si bien el empleo de etiquetas colgantes es el método menos intrusivo para el objeto, el marcar el número directamente sobre el mismo, cuando esto es posible, es un proceso más confiable.
• El número debe ser legible. Generalmente, se usan caracteres negros sobre fondo claro y blancos sobre fondo oscuro. El rojo es considerado como una alternativa para ambos tipos de fondos.
• Para incrementar la seguridad del vínculo entre el objeto y su documentación, se recomienda incluir el número en algunas fotografías de la pieza.

Para marcar el objeto, deben usarse métodos específicos, dependiendo de los aspectos físicos del mismo:

• Sobre superficies no porosas y duras, el número puede escribirse en tinta de dibujo (soluble en agua y sin acidez) o en pintura acrílica. Puede aplicarse una capa de barniz acrílico sobre la superficie limpia así como por encima para proteger el número (ejemplos: vidrio, cerámica glaseada, metal).
• Sobre superficies duras y porosas, puede aplicarse el mismo método. Sin embargo, la superficie limpia siempre debe protegerse por una capa de barniz acrílico antes de escribir el número (ejemplos: madera, terracota, hueso).
• Sobre productos de papel, el número debe marcarse ligeramente con un lápiz suave (ejemplos: impresos, fotografías, libros).
• Sobre textiles, etiquetas de tela con el número pueden coserse al objeto con unas pocas puntadas, usando una aguja fina e hilo compatible (ejemplos: vestuario, encaje, alfombras).
• Las superficies pintadas y laqueadas, así como los plásticos, deben manejarse con cuidado especial, porque pueden ser sensibles a los materiales usualmente empleados para numerar objetos.

• colocar números por quema o incisión sobre madera o metal.
• Atornillar una placa de metal sobre madera.
• Usar autoadhesivos o tinta sobre productos de papel.
• Usar tinta o pintura sobre textiles.
• Aplicar etiquetas autoadhesivas (incluyendo etiquetas de códigos de barras) sin colocar antes una capa protectora sobre cualquier material.
• Usar etiquetas con bordes de metal o con alambres.
• Usar como capa base productos que fueron originalmente diseñados para propósitos y materiales significativamente diferentes, especialmente cuando la composición de estos productos no es clara (por ejemplo, "liquid paper", esmalte de uñas).