"L'une des tâches essentielles du musée consiste à doter d'une documentation adéquate tous les objets qu'il acquiert de façon temporaire ou permanente, de façon à permettre leur identification, déterminer leur provenance et leur état de conservation, et spécifier les traitements qu'ils doivent subir." (trad. de ICOM, Code of Professional Ethics, 1990).

Les fiches techniques du CIDOC présentent sous une forme simple et concise, à l'intention de tous les professionnels des musées, un ensemble de pratiques documentaires communément reconnues. Cette fiche concerne les méthodes utilisées pour étiqueter et marquer les objets. Il n’existe pas de véritable consensus à cet égard: toutefois, certaines règles sont acceptées par la communauté muséale en général. La synthèse présentée ici est complétée par une bibliographie d’orientation.

• Les numéros (par exemple les numéros d’inventaire) constituent le lien entre les objets et les documents qui les concernent. Ils doivent par conséquent être fixés à l’objet, ou inscrits directement sur l’objet.
• Lorsqu’un objet fait partie d’une collection ou est acquis par le musée, il reçoit un numéro d’inventaire. L’étiquetage ou le marquage de l’objet doit être effectué selon une méthode sûre: l’objet ne doit pas être endommagé par le processus, mais le numéro ne doit pas pouvoir être effacé ou enlevé accidentellement.
• Pour associer un numéro temporaire à l’objet (p. ex. lors d’un prêt), il est possible d’utiliser une étiquette en carton attachée par un lien.
• L’étiquetage et le marquage des objets doivent être effectués d’une manière cohérente, par un personnel spécialement formé à cette tâche. Il faut toujours réserver un laps de temps suffisant pour examiner l’objet, nettoyer la surface par le biais d’une méthode appropriée, et apposer le numéro.
• En cas d’incertitude, il est conseillé de consulter un restaurateur. Il faut noter que, quelle que soit la méthode retenue, la sécurité de l’objet n’est jamais garantie intégralement; en effet, de nombreux produits et méthodes, pourtant couramment utilisés, n’ont jamais été testés de manière systématique.
• Les opérations de marquage ou d’étiquetage ne doivent pas endommager l’objet. Le processus doit être réversible, c’est-à-dire qu’il doit être possible d’effacer ou de retirer le numéro sans laisser de traces permanentes. Toutefois, pour des raisons de sécurité, certaines institutions préféreront utiliser un marquage ne pouvant être facilement effacé.
• Le numéro doit pouvoir être trouvé sans manipulations inutiles, tout en n’étant pas directement visible lorsque l’objet est exposé ou photographié.
• Bien que les techniques de marquage varient selon les types d’objets, il est recommandé de réduire le plus possible la gamme des méthodes et des matériaux utilisés.
• Lorsque qu’un objet est composé de plusieurs matériaux (p. ex. tableaux, uniformes, mobilier), on choisira l’endroit le plus adapté à la technique de marquage utilisée.
• Lorsqu’un objet est composé de plusieurs pièces ou parties pouvant être conservées séparément, chacune des pièces ou parties sera numérotée. Ceci s’applique également aux fragments d’un objet cassé.
• Les règles relatives au marquage et à l’étiquetage des objets (y compris le format des numéros) doivent être consignées dans un document qui sera mis à la disposition du personnel concerné.

• enlever les anciens numéros, car ils peuvent fournir des renseignements sur l’historique de l’objet. S’ils doivent tout de même être retirés, il devront être notés dans la documentation.

• Dans la mesure du possible, les numéros doivent toujours figurer au même endroit sur le même type d’objet, de façon à éviter les manipulations inutiles (par exemple le fait de soulever les objets lourds ou fragiles). Il peut être nécessaire de numéroter les grands objets à plusieurs endroits, ou d’y fixer des étiquettes en carton supplémentaires lorsqu’ils ne sont pas exposés. Si un objet est emballé ou conservé dans une boîte, le numéro doit être répété sur l’emballage ou la boîte.
• Le numéro doit être placé à un endroit où il ne nuise pas à l’aspect extérieur de l’objet. Il ne doit pas, par exemple, recouvrir une légende, une marque ou une inscription.
• Les petits objets posent des problèmes particuliers. Dans certains cas, il n’est possible d’inscrire qu’une partie du numéro. Lorsque le numéro ne peut pas être apposé directement, il doit figurer sur l’emballage ou la boîte dans laquelle l’objet est conservé, bien que cette solution n’offre pas les garanties maximales de sécurité.
• Afin d’éviter que le numéro ne disparaisse accidentellement, il faut éviter de le placer sur des surfaces instables ou à des endroits exposés aux chocs et aux frottements.

• placer le numéro sur le fond des objets lourds ou fragiles.

• Les méthodes et matériaux utilisés pour numéroter les objets ne doivent pas endommager ceux-ci de façon permanente.
• Le processus doit être réversible à long terme, tout en garantissant un marquage durable. Bien que les étiquettes en carton attachées par un lien soient les moins susceptibles de dégrader l’objet, le marquage direct, s’il est possible, doit être préféré pour des raisons de sécurité.
• Le numéro doit être facilement lisible. On utilise généralement des caractères noirs sur un fond clair, et blancs sur un fond sombre. Les caractères rouges peuvent être utilisés dans les deux cas.
• Afin de renforcer le lien existant entre l’objet et la documentation qui le concerne, il est recommandé de faire figurer le numéro sur plusieurs photographies de l’objet.

Les techniques à utiliser varient selon les caractéristiques physiques de l’objet:

• Sur les surfaces dures, non poreuses, le numéro sera inscrit à l’encre (soluble à l’eau, non acide) ou à la peinture acrylique. Une couche de vernis acrylique peut être appliqué sur la surface nettoyée, ainsi que sur le numéro pour le protéger. (Exemples: verre, poterie vernissée, métaux)
• Pour les surface dures, mais poreuses, la même méthode sera utilisée. Toutefois, la surface nettoyée de l’objet devra toujours être protégée par une couche de vernis acrylique. (Exemples: bois, terre cuite, os)
• Sur le papier, le numéro sera inscrit à l’aide d’un crayon assez gras, en évitant de fouler le support. (Exemples: estampes, photographies, livres)
• Pour les textiles, des étiquettes pré-numérotées seront cousues par quelques points, avec une aiguille fine et du fil compatible avec le matériau du support (Exemples: costumes, dentelle, tapis)
• Les surfaces peintes et laquées, de même que les matières plastiques, doivent être traitées avec précaution, car elles peuvent présenter une réaction chimique aux matériaux généralement utilisés pour le marquage des objets.

• appliquer les numéros à chaud, ou les graver dans du bois ou du métal
• visser une plaquette en métal dans du bois
• utiliser des tampons ou de l’encre sur du papier
• utiliser de l’encre ou de la peinture sur des textiles
• coller des étiquettes adhésives (y compris des codes à barre) sans couche protectrice sur tous les matériaux
• utiliser des étiquettes à coins en métal, ou du fil métallique
• utiliser comme couche protectrice des produits conçus pour d’autres usages et supports, en particulier lorsque leur composition n’est pas connue avec précision (p. ex. correcteur liquide, vernis à ongles).